« Vous avez 7 nouveaux messages. Pour faire l’écouter de vos messages, appuyez sur le 1. Pour écouter vos message sauvegardés, appuyez sur le… »

OUF! Si vous recevez plusieurs messages vocaux au quotidien dans le cadre de votre entreprise, vous savez comme quoi que cet exercice est pénible et souvent une perte de temps. Il y a plusieurs aberrances dans la vie, et le fait qu’une voix robotisée vous explique comment écouter et laisser un message en 2015 en est toute une!

Sans plus tarder, la solution à ce problème se nomme YouMail. Bien que lancée en 2007, cette application est encore méconnue au Canada malgré ses 3 millions d’utilisateurs.

 

En quelques mots, YouMail remplace totalement la boîte vocale de votre fournisseur cellulaire et comporte notamment les avantages suivants:

  • Bloquer des appels selon le numéro de l’appelant. (Prendre note que iOS et Android ont une fonctionnalité similaire, mais ne fait qu’en réalité rediriger votre liste noir d’appelants vers votre boîte vocale)
  • Messages personnalisés en fonction de l’appelant. (Aucune limite de messages)
  • Affichage du nom. (Si le numéro n’est pas dans vos contacts et que l’appelant apparaît dans une base de données nationale, le nom de la personne ou de l’entreprise sera affichée dans votre liste de messages)
  • Vos messages sont visuels et accessibles depuis votre cellulaire, tablette ou ordinateur. Vous pouvez donc prendre vos messages sur internet et ce même si vous n’avez aucune couverture cellulaire.
  • Transférer les fichiers audio de vos messages par courriel ou SMS pour les partager avec d’autres membres de l’équipe.
  • Obliger les appels provenant de numéros masqués à s’identifier.
  • Unifier la boîte vocale de votre ligne de bureau avec celle de votre téléphone mobile.
  • Et bien plus!

YouMail offre 3 plans de services: Gratuit, Premium et Business. Mention importante: vous devez absolument souscrire au service payant Premium ou Business si vous voulez que votre boîte vocale fonctionne, du moins sur un opérateur canadien. La raison est que le service gratuit utilise le même numéro de boîte vocale pour tous les utilisateurs YouMail et lorsque le service doit traiter un appel, celui-ci a besoin de connaître le OCN (Original Called Number) ou si vous préférez, à quel client appartient ce message. Au Canada, les opérateurs ne fournissent pas cette information en arrière-plan dans les données de l’appel, résultat: YouMail ne sait pas à qui envoyer le message. La solution réside dans le fait d’avoir son propre numéro de boîte vocale, chose que les plans Premium et Business vous procurent.

À présent, quelles sont les principales différences entre les forfaits?

PREMIUM:

  • Capacité de stockage de 500 messages sur le serveur
  • 5$ USD par mois ou 50$ USD année

BUSINESS:

  • Capacité de stockage de 10,000 messages sur le serveur
  • Boîte vocale unifiée (Combiner les boîtes vocales de votre ligne de bureau et de votre cellulaire pour plus d’efficacité)
  • Live-Connect (Il s’agit essentiellement d’une réceptionniste virtuelle à travers votre messagerie vocale)
  • 10$ USD par mois ou 100$ USD par année

La plupart des dirigeants d’entreprise ont tous une ligne de bureau, c’est pourquoi je vous recommande fortement le plan Business pour plus d’efficacité.

À présent, voici la procédure étape par étape pour configurer votre nouveau service de messagerie.

1. Ouvrez le navigateur de votre choix, rendez-vous sur http://www.youmail.com et cliquez sur JOIN NOW.

Étape 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Choisissez votre pays de résidence, entrez votre numéro de cellulaire dans le formulaire et cliquez sur Sign Up.

Étape 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Sélectionner votre opérateur dans le menu déroulant Carrier et cliquez sur Select Carrier.

Étape 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Remplissez le formulaire avec vos informations personnelles et cliquer sur Create My Account.

Étape 4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Gardez bien en note le NIP généré ci-contre et cliquez ensuite sur Setup My Phone.

Étape 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Bien que facultatif, on vous proposera de désactiver la fonction de boîte vocale chez votre opérateur pour éviter toute confusion. Assurez-vous également que la fonction de renvoi d’appel est incluse sans frais dans votre forfait pour éviter toute mauvaise surprise (Contactez notre équipe si votre fournisseur ne vous donne pas cette fonctionnalité). Finalement, assurez-vous que le code suivant *004* indiqué dans le premier carré de l’image ci-contre (votre code de boîte vocale) ne soit pas considéré interurbain par rapport à votre numéro de cellulaire.

À ce moment, ouvrez l’application du téléphone sur votre portable et allez dans l’interface du clavier téléphonique. Composez sans erreur avec tous les caractères *004*VotreNuméroDeBoiteVocale# et appuyez sur Appeler / Call (généralement un bouton vert). Essentiellement, ce code programme les 3 renvois d’appels conditionnels nécessaires afin que votre service YouMail fonctionne: lorsque la ligne est occupée (ou que vous avez rejeté l’appel), lorsque la ligne est indisponible (cellulaire fermé ou réseau indisponible) et lorsqu’il n’y a pas de réponse. Un message de confirmation apparaîtra sur votre cellulaire (2e capture d’écran ci-contre). Cliquez finalement sur I finished setup (première capture d’écran ci-contre).

Étape 6

Étape 7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Cliquez à présent sur le bouton « Confirm Phone Setup ». Cela déclenchera un appel entrant sur votre cellulaire auquel vous ne devez PAS répondre, vous devez rejeter l’appel (habituellement un bouton rouge sur votre appareil).

Étape 8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Si tout s’est bien déroulé, vous devriez voir à l’écran une confirmation du succès de la configuration et vous êtes maintenant prêt à sélectionner votre forfait Business en cliquant sur Upgrade Now.

Étape 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9. Cliquez maintenant sur Go Business! afin de sélectionner le meilleur des 2 plans.

Étape 11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Sélectionner votre mode de paiement (mensuel ou annuel), entrez vos informations de facturation et cliquez sur Confirm Upgrade.

Étape 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11. Une fois le paiement complété, on vous amènera sur une nouvelle page où on vous attribuera un numéro de boîte vocale personnalisé de nouveau, mais unique à vous cette fois. Il faudra donc le reprogrammer tel qu’indiqué à l’étape 6. Notez que j’ai demandé mon inscription avec un numéro 514 et le système m’a attribué un numéro 418, il faudra absolument modifier cela pour un numéro local un peu plus tard, au risque d’avoir une facture cellulaire astronomique!

Étape 13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12. Plus bas sur la même page, choisissez d’utiliser le message par défaut. On vous propose également le choix de recevoir des avis de nouveaux messages par SMS ou par courriel. Personnellement, je ne coche aucune des options puisque mon iPhone me permet de recevoir des notifications Push de ces avis.

Étape 14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13. Toujours sur la même page, on vous propose ensuite des avis automatiques par message texte pour notifier vos clients qui appellent comme quoi vous avez reçu leur message. Personnellement, je n’ai jamais activé cette fonction, la dernière chose que je voudrais serait que mon client reçoive un « texto à voix » dans le cas où il m’appellerait depuis une ligne de bureau. Cliquez finalement sur Save.

Étape 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14. Si vous avez obtenu un numéro de boite vocale local (identique à votre code régional), passez à l’étape 18. Autrement, cliquez sur Settings.

Étape 17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15. Cliquez sur My Phones à votre gauche.

Étape 18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16. Cliquez sur Request New Number dans le coin inférieur droit.

Étape 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17. Choisissez un numéro LOCAL parmi la liste suivante, tout en choisissant Need A Local Number dans le menu déroulant des choix de la raison du changement. Cliquez ensuite sur Select Phone Number pour confirmer. Reprenez depuis l’étape 6 avec ce nouveau numéro. Dans le cas où il n’y aurait aucun numéro local disponible (tel que dans l’exemple ci-contre), écrivez un courriel à prosupport@youmail.com à partir de votre adresse courriel d’inscription pour leur mentionner de rectifier le problème. Je réitère de ne pas utiliser le service tant que vous n’avez pas un numéro de boîte vocale LOCAL.

Étape 20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18. Une fois votre compte Business enfin configuré avec un numéro de boîte vocale local adéquat, cliquez sur le logo YouMail pour revenir à votre tableau de bord. Il est maintenant temps d’assigner un (ou des) message(s) personnalisé(s) que vos clients entendront en cliquant sur Greetings.

Étape 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19. Cliquez sur Create Greeting dans le coin inférieur gauche.

Étape 22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20. Donnez un titre et une description à votre message. Choisissez ensuite l’option qui vous convient: téléverser un fichier MP3 d’un message préenregistré ou en enregistrer un au moyen d’un micro. L’option text to speech est à déconseiller. Cliquez sur Save pour enregistrer. Par ailleurs, notez que notre équipe est hautement qualifiée pour produire des messages personnalisés de haute qualité. Contactez-nous pour de plus amples renseignements. Notez qu’il sera également possible d’enregistrer un message au moyen du micro de votre cellulaire plus tard si aucune des options ne vous convient sur un ordinateur.

Étape 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21. Cliquez ensuite sur Set As Main pour assigner votre dernier enregistrement en tant que message par défaut, celui que vos clients entendront.

Étape 24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22. Cliquez Yes pour confirmer.

Étape 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23. Une fois votre premier message assigné, l’heure est venue de paramétrer vos derniers réglages sur votre cellulaire. Téléchargez l’application sur la plateforme de votre choix, iOS ou Android. À des fins d’exemple, la version iPhone est démontrée ci-dessous.

24. Une fois l’application téléchargée, connectez-vous avec votre numéro de téléphone comme identifiant et utilisez le NIP généré à l’étape 5 comme mot de passe (vous pourrez le changer ultérieurement au besoin). Cliquez sur Sign In.

Étape 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25. On vous propose ensuite de compléter votre profil à votre guise. La dernière étape avant d’être opérationnel consiste à synchroniser vos contacts dans votre cellulaire avec ceux de YouMail, de manière à identifier de qui proviennent les messages dans votre liste, mais encore plus important, de pouvoir assigner des messages différents en fonction de l’appelant. Pour ce faire, laissez la case Upload contacts for a better YouMail experience cochée par défaut et appuyez sur Next.

Étape 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26. Finalement, on vous propose de vérifier à nouveau de votre configuration. Cliquez sur le bouton orange I dialed YouMail Activate (déjà fait à l’étape 11).

Étape 28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27. VOILÀ! Votre inbox est maintenant prêt.

Étape 29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans un autre ordre d’idées, prenez-note que YouMail dispose d’une fonction de transcription des messages vocaux via SMS. Malheureusement, si vous lisez ces lignes, il y a fort à parier que vous faites de la business en français et le système de reconnaissance vocale de YouMail est unilingue. Cela dit, même si vous avez des clients anglophones, le système n’en fera pas la distinction et la dernière chose que vous voulez c’est d’avoir 50% de vos messages transcrits tous croches.

Pour terminer avec la prémisse de l’article, en quoi YouMail fait de vous un BOSS? Principalement pour les raisons suivantes:

  • En utilisant différents messages personnalisés pour plusieurs clients différents, vous créerez un effet WOW comme jamais ceux-ci n’auront vu dans leur vie. À l’ère des systèmes téléphoniques automatisés impersonnels, appeler un client par son prénom est suffisant pour gagner sa sympathie, parole du célèbre auteur Dale Carnegie.
  • Terminé les complexités des arborescences téléphonique et gain en productivité majeur. Souvenez-vous que si vous écoutez votre 15e message sur votre boîte vocale traditionnelle et que votre cellulaire sonne, il vous faudra recommencer de zéro pour poursuivre où vous étiez.
  • Selon mes sources, 100% des humains en âge d’avoir un cellulaire n’a pas besoin d’avoir de directives sur comment laisser un message. Éliminez cette distraction inutile pour vos clients: YouMail n’utilise que votre un message + un signal sonore, point final. Bonjour le professionnalisme!
  • Vous rehausserez votre image et votre crédibilité en utilisant des messages enregistrés dans nos studios professionnels avec les meilleures voix au pays. La première impression compte, mettez toutes les chances de votre côté: vos clients ne veulent pas apprendre que la voix du système téléphonique appartient au concierge et à la secrétaire qui a trop fumé :)